Ce este organigrama funcțională și prin ce diferă de cea clasică?

Organigrama clasică arată ierarhia: cine e șeful cui. E utilă, dar într-o firmă de 10–30 de oameni nu-ți spune mare lucru. Toată lumea știe că tu ești șeful. Ce nu știe nimeni e cine răspunde de rezultatul unei funcții.

Organigrama funcțională pornește de la întrebarea: de ce funcții are nevoie afacerea ca să funcționeze? Abia după aceea te întrebi cine ocupă fiecare funcție. Diferența pare mică. În practică, schimbă toate discuțiile despre oameni.

Primul lucru pe care îl vezi când desenezi corect organigrama e că numele tău apare în jumătate din căsuțe. Asta nu e o problemă de caracter. E harta exactă a motivului pentru care firma nu merge fără tine.

Cum faci organigrama firmei pas cu pas?

1. 1Scrie funcțiile mari ale firmei: conducere și strategie, vânzări și marketing, livrare sau producție, financiar și administrativ, oameni. Pentru majoritatea firmelor mici, 4–6 funcții sunt suficiente.
2. 2Sub fiecare funcție mare, scrie 3–5 responsabilități concrete. De exemplu, la financiar: facturare, încasări, plăți, cash-flow, relația cu contabilul.
3. 3Pentru fiecare funcție, pune un singur nume: omul care răspunde de rezultat. Nu doi. Dacă răspund doi, nu răspunde niciunul.
4. 4Marchează cu o culoare căsuțele în care apare numele tău. Acestea sunt primele candidate pentru delegare.
5. 5Marchează cu altă culoare căsuțele goale sau ocupate de cineva care nu e potrivit. Acolo sunt primele angajări sau mutări.

Dacă te sperie lista căsuțelor cu numele tău, citește cum să delegi ca antreprenor. Organigrama îți arată ce trebuie delegat, delegarea îți arată cum.

Ce trebuie să conțină o fișă de rol și prin ce diferă de fișa postului?

Fișa postului clasică e un document de resurse umane, de multe ori copiat dintr-un model, cu 25 de sarcini scrise la infinitiv. Are rolul ei legal. Dar rareori o citește cineva după ziua angajării.

Fișa de rol e un instrument de conducere. Răspunde la trei întrebări: ce rezultate produce rolul, cum le măsurăm și ce decizii poate lua omul singur. Încape pe o pagină.

• Scopul rolului, într-o frază: de ce există acest rol în firmă.
• 3–5 rezultate cheie, formulate ca rezultate, nu ca activități.
• Indicatorii prin care se măsoară fiecare rezultat, cei care apar și în Tabela de Marcaj.
• Deciziile pe care le ia singur și cele pentru care consultă pe cineva.
• Cui răspunde și cu cine colaborează zilnic.
• Competențele și comportamentele de care are nevoie rolul.

Fiecare rezultat are un singur responsabil, cu termen și indicator. Altfel auzi „credeam că face celălalt”.

Valer Dura

Ce este matricea de responsabilități și când ai nevoie de ea?

Organigrama spune cine răspunde de o funcție. Dar multe lucruri importante trec prin mai multe funcții: o ofertă mare pornește la vânzări, trece pe la livrare pentru estimare, pe la financiar pentru condiții de plată. Aici apar golurile.

Matricea de responsabilități (cunoscută și ca matrice RACI) pune procesele critice pe rânduri și rolurile pe coloane. În fiecare celulă scrii una dintre patru litere:

• R, execută: omul care face efectiv munca.
• A, răspunde: un singur om care dă ok-ul final și răspunde de rezultat.
• C, consultat: e întrebat înainte de decizie.
• I, informat: află după ce s-a decis.

Ce greșeli fac antreprenorii când definesc rolurile?

• Organigrama desenată în jurul oamenilor actuali. Ascunde exact golurile pe care trebuie să le vezi.
• Două nume într-o căsuță. Responsabilitatea împărțită e responsabilitate pierdută.
• Fișe de rol fără indicatori. Dacă nu se poate măsura, omul nu știe când a făcut bine.
• Roluri scrise de antreprenor singur. Dacă liderul nu a participat, nu se recunoaște în document.
• Fără reverificare. Firma se schimbă, documentul rămâne în 2022.

După ce rolurile sunt scrise, apare întrebarea grea: e omul potrivit în rolul potrivit? Pentru asta folosesc Radarul Oamenilor Potriviți, care îți arată în câteva minute unde sunt nepotrivirile din echipă care te costă timp și energie în fiecare lună. O nepotrivire găsită e o discuție de avut, nu de amânat.

Și nu uita că nepotrivirea nu înseamnă automat om slab. De multe ori e un om bun pus într-un rol care cere alt tip de comportament. Aici profilarea DISC ajută enorm: înțelegi de ce unii vor detalii și alții vor viteză, de ce unii vorbesc mult și alții tac, și poți potrivi rolul cu felul natural de a lucra al omului.

Cum ții organigrama și fișele de rol vii?

Documentele de roluri mor în sertar dacă nu sunt legate de ritmul firmei. Le leg de trei momente: ședința săptămânală, unde fiecare lider raportează pe indicatorii din fișa lui, planificarea trimestrială, unde verificăm dacă structura mai servește obiectivului, și discuția trimestrială unu la unu cu fiecare lider.

La planificarea trimestrială, cu toți liderii în sală, pui organigrama pe perete și întrebi: ce căsuță e încă goală, ce căsuță are omul greșit, unde apare încă numele antreprenorului? Agenda completă e în articolul despre planificarea trimestrială cu echipa.

Dacă vrei să vezi rapid cât de clară e componenta Oameni & Roluri în firma ta, Testul ProVi îți dă un scor pe ea și pe celelalte 7 componente în 2 minute.

În loc de concluzie

Organigrama funcțională, fișa de rol și matricea de responsabilități nu sunt birocrație. Sunt răspunsul la întrebarea pe care echipa ta ți-o pune de zece ori pe zi: „Cine decide asta?”. Când răspunsul e scris și asumat, oamenii nu mai vin la tine pentru fiecare decizie mică.

Începe cu organigrama pe funcții și colorează căsuțele cu numele tău. E cel mai sincer exercițiu pe care îl poți face săptămâna asta pentru firma ta.

Articolul are caracter educațional și de consultanță în management. Nu reprezintă consultanță juridică, fiscală sau financiară. Exemplele numerice sunt ilustrative.